No momento de contratar um profissional, é fundamental ter atenção com os documentos para admissão. Eles são necessários para formalizar a contratação e contemplam informações trabalhistas fundamentais sobre o empregado. O Ministério do Trabalho exige uma série de registros, e muitos gestores e profissionais de RH ou Departamento Pessoal podem se confundir com essas formalidades e burocracia. Para evitar problemas com a Justiça e manter a boa imagem do negócio, é fundamental obedecer a burocracia de contratação.

Por que os documentos são exigidos?

A contratação de um funcionário demanda que o recém-contratado apresente uma série de documentos ao RH ou Departamento Pessoal da empresa. Esse processo de admissão é trabalhoso, mas há várias razões que justificam a exigência da apresentação dos documentos. Os registros servem para identificar o profissional, informando dados básicos sobre sua vida civil, de maneira que a empresa possa conhecer o colaborador. Além disso, alguns direitos trabalhistas e contribuições — como salário-família, pensão alimentícia e IRRF — demandam que a empresa saiba informações sobre os dependentes do empregado.

Outra questão importante é que a admissão só pode ser formalizada por meio da apresentação dos dados contidos nas certidões. Ou seja, a regularidade da empresa e da situação do funcionário dependem da apresentação das declarações. O Ministério do Trabalho faz essa exigência e, a qualquer momento, pode realizar uma fiscalização. Portanto, a correta coleta e guarda desses documentos protege tanto o empregador quanto o empregado.

Documentos pessoais e de identificação

Entre os documentos obrigatórios, estão aqueles que comprovam a identidade e a situação civil do trabalhador. Para maiores de 18 anos, é exigido o título de eleitor. A certidão de nascimento é necessária em caso de o trabalhador ser solteiro, enquanto a certidão de casamento é exigida no caso de o trabalhador ser casado. Esses registros civis são a base para o cadastro do funcionário e para o correto preenchimento de dados na carteira de trabalho e no eSocial.

Além disso, para homens entre 18 e 45 anos, é obrigatório o certificado de alistamento militar ou reservista. Esse documento comprova a regularidade com o serviço militar, uma exigência legal para a contratação formal. A ausência desse certificado pode impedir a efetivação do contrato de trabalho, conforme as normas vigentes.

Comprovantes de saúde e aptidão

Outra documentação importante a ser apresentada são os atestados de saúde ocupacional, que estão previstos no artigo 168 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Pois, eles são necessários para a comprovação do estado de saúde do colaborador. O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão.

Além disso, esse atestado pode ser utilizado para efeito de comparação no caso de algum acometimento de doença do trabalho. Com eles, é possível avaliar se o profissional adoeceu devido ao trabalho desempenhado na empresa ou não. Dessa forma, o ASO protege o trabalhador e resguarda a empresa de alegações infundadas sobre doenças ocupacionais.

Documentos de dependentes e benefícios

Se houver filhos de até 21 anos, é necessária a cópia da certidão de nascimento de cada um dos filhos. Para o caso de salário-família, são exigidos o cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e o comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos. Caso se aplique, deve ser apresentado o atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade. Esses documentos permitem que a empresa calcule corretamente benefícios como o salário-família e realize os descontos de pensão alimentícia, quando houver.

A falta desses comprovantes pode acarretar em pagamentos indevidos ou em problemas com a fiscalização. Por isso, o RH deve orientar o novo colaborador a trazer todos os documentos necessários no ato da admissão.

Documentos profissionais e específicos

O registro profissional emitido pelo órgão de classe é obrigatório para profissões regulamentadas, como médicos, engenheiros e advogados. Esse documento comprova que o profissional está habilitado e em dia com as obrigações do conselho. No caso em que a profissão demande o trabalho com veículos, é exigida a CNH (Carteira Nacional de Habilitação). A CNH deve estar válida e na categoria adequada ao veículo que será conduzido.

Esses documentos específicos garantem que o empregado possui as qualificações legais para exercer a função. A empresa que contrata sem verificar esses registros pode ser responsabilizada por exercício ilegal da profissão ou por infrações trabalhistas.

Lista completa de documentos para admissão

Confira abaixo a lista completa de documentos que podem ser solicitados no processo de admissão, conforme as exigências legais e as necessidades da empresa:

• Título de eleitor para maiores de 18 anos;
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Certidão de nascimento em caso de o trabalhador ser solteiro;
• Certidão de casamento no caso de o trabalhador ser casado;
• Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
• Se houver filhos de até 21 anos, cópia de certidão de nascimento de cada um dos filhos;
• Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
• Caso se aplique, atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade;
• CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

É importante ressaltar que alguns documentos podem ser considerados opcionais ou específicos, dependendo da função e da situação do trabalhador. A empresa deve avaliar cada caso e solicitar apenas o que for realmente necessário, evitando exigências abusivas.

Consequências da falta de documentos

A não apresentação dos documentos obrigatórios pode impedir a formalização da contratação. O Ministério do Trabalho pode fiscalizar e autuar a empresa que mantiver funcionários sem a documentação completa. Além disso, a ausência de documentos como o ASO pode gerar passivos trabalhistas em caso de doença ocupacional. Por isso, o RH deve ter um checklist claro e orientar o candidato desde o primeiro contato.

A empresa também deve guardar os documentos de forma organizada e segura, respeitando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). O acesso a essas informações deve ser restrito aos profissionais autorizados, garantindo a privacidade do colaborador.

Fonte

• blog.convenia.com.br
• Checklist completo de Onboarding de Funcionários (mkt.convenia.com.br)
• artigo 168 da CLT (www.planalto.gov.br)
• plataforma de RH (www.convenia.com.br)
• Convenia (www.convenia.com.br)
• Lei 5.553/68 (www.planalto.gov.br)