A transformação digital e o crescimento do trabalho remoto são apenas dois exemplos que apontam o motivo das empresas buscarem saber o que é assinatura digital e utilizarem, em um grau cada vez maior, ferramentas virtuais. No setor de Recursos Humanos, a adoção dessa tecnologia tem se mostrado essencial para agilizar processos e reduzir burocracias. Mas, afinal, o que é assinatura digital no RH e como ela pode beneficiar sua empresa?

O que é assinatura digital no RH

A assinatura digital no RH garante validade legal e segurança em documentos como admissões, férias e desligamentos. Esse recurso utiliza chaves criptográficas de um certificado digital para reconhecer os signatários, conferir a validação jurídica do documento, proteger as informações e, é claro, facilitar as transações, especialmente por ser um procedimento totalmente online. Na prática, para assinar um documento virtualmente, o RH precisa de um assinador digital – um software que anexa os elementos criptográficos do certificado digital ao arquivo a ser validado.

Dessa forma, a autenticidade e a integridade dos documentos são preservadas, garantindo segurança jurídica para todas as partes envolvidas.

Benefícios comprovados da assinatura digital

Os principais benefícios são: redução de custos, aumento de produtividade, integração de dados e agilidade nos processos. E a prova disso está no estudo da Clicksign — referência no assunto no Brasil. Segundo a pesquisa, mais de 92% das empresas que adotaram a assinatura digital perceberam melhoria na conversão de transações comerciais ou acordos em geral. Por exemplo, um candidato aprovado em um processo seletivo não precisa se deslocar até a empresa para assinar a sua admissão.

Essa facilitação reduz custos, tempo e otimiza o processo de recrutamento e seleção para os dois lados. Com menos papelada e deslocamentos, o RH pode focar em atividades estratégicas, como o desenvolvimento de talentos e a melhoria do clima organizacional.

Tipos de assinatura digital disponíveis

Existem três tipos de assinatura digital, cada um com níveis diferentes de segurança e requisitos. A assinatura simples permite a identificação do signatário de forma simplificada, geralmente por meio de login e senha ou confirmação por e-mail. Já a assinatura avançada possibilita a identificação de qualquer alteração posterior no documento, garantindo maior integridade. Por fim, a assinatura qualificada é feita por meio de um certificado digital, que oferece o mais alto nível de segurança e validade jurídica.

A escolha do tipo adequado depende da sensibilidade do documento e das exigências legais de cada processo.

Base legal da assinatura digital no Brasil

A regulação da assinatura digital no Brasil está prevista na Medida Provisória (MP) n.º 2.200-2/2001. O texto prevê que empresas e profissionais podem assinar documentos sem a necessidade de estarem presentes fisicamente e, depois, irem a um cartório para reconhecer a legitimidade da assinatura. A legislação sobre assinatura digital também institui o ICP — Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil —, órgão específico para garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Além disso, a assinatura digital assegura três propriedades fundamentais: autenticidade – garantia da veracidade de uma assinatura; integridade – garantia de que os documentos não foram alterados; não repúdio – garantia de que quem assinou não pode negar a validade do documento.

Critérios para escolher uma solução de assinatura

Alguns critérios de escolha são: legalidade, escalabilidade, integração com sistemas e retorno sobre investimento. É fundamental verificar se a solução está em conformidade com a MP 2.200-2/2001 e se oferece os tipos de assinatura necessários para os processos do RH. A escalabilidade garante que a ferramenta acompanhe o crescimento da empresa, enquanto a integração com sistemas de gestão de pessoas evita retrabalho e erros.

O retorno sobre investimento deve ser calculado considerando a redução de custos com impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, além do ganho de tempo das equipes.

Soluções integradas para otimizar o RH

Soluções como Convenia + Clicksign otimizam o RH com tecnologia acessível e alto desempenho. Essas plataformas combinam a gestão de processos de RH com a assinatura digital, permitindo que admissões, férias e desligamentos sejam concluídos de forma totalmente eletrônica. A integração entre sistemas reduz a necessidade de intervenção manual e minimiza erros, garantindo que todos os documentos estejam devidamente assinados e armazenados. Com isso, o RH ganha mais eficiência e pode dedicar seu tempo a atividades que realmente agregam valor ao negócio.

Em resumo, a assinatura digital no RH é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam modernizar seus processos, reduzir custos e garantir segurança jurídica. Com base legal sólida e benefícios comprovados, sua adoção tende a crescer ainda mais nos próximos anos.

Fonte

• blog.convenia.com.br
• Clicksign (www.clicksign.com)
• n.º 2.200-2/2001 (www.planalto.gov.br)
• The digital workplace (www.deloitte.com)
• Convenia (convenia.com.br)