Com a consolidação do trabalho híbrido, empresas de diferentes portes enfrentam o desafio de controlar a jornada de profissionais que alternam entre o escritório e o home office. A tarefa exige atenção a normas legais, configuração de sistemas e comunicação interna. A seguir, apresentamos sete boas práticas para estruturar esse processo de forma eficiente e em conformidade com a legislação.

Defina a política de jornada híbrida

O primeiro passo é estabelecer como funciona a jornada no modelo híbrido. A política interna pode indicar horários, intervalos, procedimentos para horas extras, banco de horas, compensações e formas de registro. Essa definição serve como base para todas as demais ações.

Também é importante deixar claro em quais dias o profissional trabalha presencialmente e quais atividades podem ser realizadas remotamente. Essas regras ajudam RH, gestores e colaboradores a utilizar o sistema de maneira uniforme. A política deve estar alinhada ao contrato de trabalho, às normas internas e, quando aplicável, aos instrumentos coletivos da categoria.

Escolha o sistema de registro adequado

A regulamentação dos sistemas eletrônicos de registro de ponto é estabelecida pela Portaria MTP nº 671/2021, que prevê modalidades como REP-C, REP-A e REP-P. As características de cada uma devem ser consideradas na escolha da solução utilizada pela empresa. Sistemas eletrônicos podem permitir marcações realizadas por diferentes dispositivos e em locais distintos, desde que a modalidade adotada esteja de acordo com as regras aplicáveis.

Para o RH, isso envolve definir procedimentos, orientar os profissionais e garantir acesso aos registros. A ferramenta de ponto precisa permitir que o registro seja realizado no local em que a atividade efetivamente ocorre. Sistemas via programa podem utilizar computadores, celulares ou outros dispositivos como coletores de marcação, conforme a configuração adotada.

Garanta acesso remoto aos registros

Em uma operação híbrida, esse acesso reduz a dependência de um equipamento localizado no escritório. O profissional consegue consultar seus registros por meio do ambiente eletrônico adotado pela empresa. Essa possibilidade é essencial para que o colaborador acompanhe sua própria jornada, independentemente de onde esteja trabalhando.

Além disso, o acesso remoto facilita a transparência e permite que inconsistências sejam identificadas rapidamente. A empresa deve assegurar que a plataforma escolhida ofereça essa funcionalidade de forma estável e segura.

Estabeleça procedimentos para correções

Falhas de conexão, esquecimento de marcação e registros incorretos podem ocorrer durante a rotina de trabalho. Por isso, a empresa precisa definir um procedimento para correção dessas ocorrências. A análise deve considerar a razão do ajuste e manter os registros correspondentes.

A regulamentação limita o tratamento dos dados a funções específicas, como complementar omissões e indicar marcações indevidas. Assim, o RH deve orientar gestores e colaboradores sobre como solicitar e aprovar correções, sempre preservando a integridade das informações.

Treine colaboradores e gestores

A ferramenta pode ser tecnicamente adequada e ainda assim gerar dúvidas se os usuários não souberem como utilizá-la. O treinamento deve explicar quando registrar entrada, saída e intervalos, como consultar comprovantes e qual procedimento seguir diante de uma inconsistência. Essa capacitação reduz erros operacionais e aumenta a confiabilidade dos dados.

Os gestores também precisam conhecer as regras para evitar orientações incompatíveis com a política de jornada ou com o funcionamento do sistema. Um time bem informado contribui para a uniformidade no uso da ferramenta e para o cumprimento das normas internas.

Avalie bloqueios e configurações

Essa regra tem impacto direto na configuração da plataforma. Bloqueios automáticos por horário ou funcionalidades que impeçam uma marcação precisam ser avaliados à luz das exigências do sistema de registro utilizado. Em alguns casos, restrições rígidas podem gerar transtornos para quem trabalha em horários flexíveis ou em fusos diferentes.

Portanto, é recomendável revisar periodicamente as configurações do sistema para garantir que elas estejam alinhadas à realidade da operação híbrida. Ajustes podem ser necessários para acomodar mudanças de equipes ou de políticas internas.

Monitore e atualize continuamente

A rotina híbrida pode sofrer alterações por mudanças de equipes, horários, acordos coletivos ou organização interna. A política e o sistema de ponto devem acompanhar essas mudanças. Também é possível avaliar periodicamente relatórios e registros para identificar problemas operacionais, como marcações incompletas ou dificuldades recorrentes de acesso.

O objetivo é corrigir procedimentos e manter o controle compatível com a forma como o trabalho é realizado. Essa revisão contínua ajuda a empresa a se adaptar sem comprometer a conformidade legal ou a eficiência da gestão de jornada.

Fonte

• mundorh.com.br
• controle de jornada (flashapp.com.br)