A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe obrigações rigorosas às empresas no tratamento de informações pessoais. A folha de pagamento emerge como uma área crítica devido à alta concentração de dados sensíveis.

No Brasil, onde a legislação está em vigor, organizações de todos os portes devem adaptar suas rotinas trabalhistas. O objetivo é evitar violações que podem resultar em penalidades severas.

Este cenário exige uma compreensão profunda dos tipos de dados envolvidos e das bases legais aplicáveis. Isso é especialmente importante em setores como o Departamento Pessoal, que lida com essas informações diariamente.

Dados pessoais e sensíveis na folha de pagamento

A folha de pagamento concentra diversos dados pessoais e sensíveis dos colaboradores. Entre eles estão:

• Salários
• Informações bancárias
• Laudos médicos
• Dados de dependentes menores de idade

Essas informações são essenciais para o cálculo de remunerações e benefícios. No entanto, também representam um risco significativo se não forem adequadamente protegidas.

O que caracteriza um dado sensível?

Um dado é classificado como sensível quando tem o potencial de gerar algum tipo de discriminação contra a pessoa. Isso amplia a responsabilidade das empresas em seu tratamento.

Dados sensíveis incluem, por exemplo:

• Informações sobre origem racial ou étnica
• Convicção religiosa
• Opinião política
• Filiação a sindicato
• Dados referentes à saúde
• Vida sexual
• Biometria

O Departamento Pessoal lida com dados sensíveis constantemente ao processar a LGPD na folha de pagamento. Isso torna crucial a implementação de medidas de segurança robustas.

Riscos comuns de vazamento de dados

Vazamentos de dados na folha de pagamento podem ocorrer de formas aparentemente simples, mas com consequências graves.

Exemplos de situações de risco

• Holerite enviado para e-mail errado: Pode configurar um vazamento de dados, expondo informações salariais e bancárias de forma inadvertida.
• Planilha deixada aberta: Pode configurar um vazamento de dados, permitindo que terceiros acessem dados confidenciais sem autorização.

Esses incidentes, embora possam parecer menores, violam diretamente os princípios da LGPD. Eles comprometem a privacidade dos colaboradores.

Um vazamento de dados pode gerar multas pesadas e danos à reputação da empresa. Isso impacta negativamente a confiança de clientes e funcionários.

Bases legais e o papel do consentimento

A Lei Geral de Proteção de Dados prevê 10 ‘bases legais’ para o tratamento de dados pessoais. Elas oferecem diferentes fundamentos para a coleta e uso de informações.

Quando usar o consentimento?

O consentimento é apenas uma das bases legais para uso de dados pessoais. Nas rotinas trabalhistas, o consentimento raramente é a melhor opção.

Isso ocorre porque o cálculo da folha deve-se focar nas obrigações legais e no contrato de trabalho. Esses geralmente fornecem bases mais sólidas, como:

• Cumprimento de obrigação legal
• Execução de contrato

O consentimento só deve ser utilizado como última saída. Isso porque pode ser revogado a qualquer momento, criando instabilidade nas operações.

Exemplo prático de uso do consentimento

Um exemplo de uso do consentimento é usar a foto do funcionário para um post de ‘aniversariantes do mês’ na rede social da empresa. Esta é uma situação distinta das necessidades obrigatórias da folha.

Exemplos práticos de dados sensíveis

No contexto da folha de pagamento, dados sensíveis surgem frequentemente em situações cotidianas. Isso exige cuidado redobrado no tratamento.

Casos específicos e suas implicações

• Atestado com número do CID: Revela um dado de saúde, expondo informações médicas que devem ser protegidas contra acesso não autorizado.
• Afastamentos pelo INSS, licença-maternidade ou inclusão em planos de saúde: Envolvem dados de saúde, classificados como sensíveis e que requerem medidas específicas de segurança.
• Uso de impressão digital ou reconhecimento facial para bater ponto: É um tratamento de dado biométrico. Dados biométricos são altamente sensíveis e necessitam de proteção reforçada.
• Desconto de pensão alimentícia em folha: É uma obrigação judicial e frequentemente envolve dados de menores de idade, adicionando outra camada de sensibilidade.

Esses casos ilustram a complexidade da gestão de informações na área trabalhista. Eles demandam protocolos claros e treinamento adequado.

Fonte

• solides.com.br
• Produto DP (app.tangerino.com.br)
• Produto RH (plataforma.solides.com)
• Escola de Pessoas Estude na maior plataforma gratuita de educação para RH do Brasil (escoladepessoas.com.br)
• Panorama Gestão de Pessoas A Sólides e a Offerwise mapearam o cenário da Gestão (blog.solides.com.br)
• Lei Geral de Proteção de Dados (www.planalto.gov.br)